Nguyên tắc SMART trong nghệ thuật quản lý thời gian hiệu quả

cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến thì không phải lúc nào chúng ta cũng có thể giải quyết hài hoà được việc này. Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Vậy thì tại sao trong một chứng mực thời gian nhất định, có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làm được vô khối việc lớn lao to tát? Phải chăng họ có một khả năng siêu phàm và quỹ thời gian nhiêu hơn so với những người bình thường khác?

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vì thế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các công việc đó như thế nào cho hiệu quả. Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. Đây chính là công việc đặt cho bản thân mình một mục tiêu để hướng tới. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:

• S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu;
• M-Measurable: Đo đếm được;
• A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình;
• R-Realistic: Thực tế, không viển vông;
• Time bound; Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.

Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của tôi là trở thành người giàu ,vậy giàu thế nào? nghĩa là cần phải có con số cụ thể để đo đếm được. Ví dụ một tỉ hay mười tỉ... Hơn thế nữa, chữ “M” còn mang tính động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được.

Cũng đối khi người ta nhầm lẫn giữa chữ “A” và chữ “R”. Tuy nhiên, điều “có thể thực hiện được” không đồng nhất với “thực tế”. Một người được mời về làm giám đốc tài chính ngân hàng thương mại cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều hành đều siêu hạng (A) mà không có “Chân” trong hội đồng quản trị (R) thì không thể có cơ hội trở thành tổng giám đốc của ngân hàng đó được. Từ ví dụ này có thể hiểu, nếu có đầy đủ điều kiện thuộc tiêu chí A mà thiếu đi tiêu chí R thì không thể đạt được mục tiêu. Điều này còn đúng hơn trong đời sống chính trị.

Bước tiếp theo sau khi xác định được Mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày. Cách này giúp bạn luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra.

Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Như vậy, bạn sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm bạn sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, khi nào mua đất,cất nhà. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường bạn đi bao xa, bạn đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Điều này cũng giống như tầm quan trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó bạn sẽ biết hôm nay, ngày mai rồi tháng này và năm này phải làm gì. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau.. Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống.

2 Cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản lý và nhân viên. Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc? Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước “phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 266 ngày...” và họ luôn phạm phải một tội là “lấy cắp thời gian của gia đình”.

Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngời giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, tiếp theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đến là phân quyền cho nhân viên thì đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân viện có sự chủ động trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyết các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúng vai trò của mình. Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu Smart, sau đó cùng thống nhất nhau về mục tiêu đó. Khi đã có được sự đồng thuận giưa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lại chỉ là lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cái Important và cái Urgent đối với nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì công việc của nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh. Thay vào đó, tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.

Thu moi cua Chi Mai Ha cho cac cuu SV

Cac em than men,
Chieu chu nhat nay, 30/3, se la ngay to chuc sinh nhat cua BM. Thay Nhu Phong muon to chuc vao dung ngay 1/4 nhung minh da thuyet phuc thay la nen to chuc vao chu nhat de cac em co the ve tham du dong du. Day la dip de thiet lap lai mang thong tin giua BM va cuu sinh vien. The nen rat mong cac em ve de cung chia se tieng noi cung nhu y kien sau nhung nam tot nghiep di lam, day la thong tin ma BM rat quan tam. Mang thong tin giua BM va cac em duoc thiet lap cang rong thi co hoi chia se nguon luc, nang cao su hop tac lau dai cang cao.
Luu y: lan nay cac em co ve tham du thi de nghi khong mua lang hoa tang SN, hoac neu co thi chi mot bo hoa nho tuong trung thoi. Hien gio BM dang keu goi tai tro cho phong may BM - hien dang mo cua cho SV cac khoa vao hoc nhom la chu yeu va khong co may tinh (Khoa va truong khong trang bi may tinh cho BM ma muon thanh lap phong may tinh cua KHoa co khi). Vi the neu cac em muon tang qua chuc mung SN thi co the keu goi cuu sinh vien cac khoa ung ho may tinh cho phong may cua sinh vien nganh minh.
Nhung quan trong nhat van la su hien dien cua tat cac em de thiet lap mang thong tin giua BM va cuu sinh vien.
Minh gui kem thu moi qua email de cac em ro thoi gian va dia diem. Ah, nam nay BM to chuc o hoi truong B4 vi minh nghi cac em ve tham du rat dong day.
Hen gap cac em vao CN nhe
Mai Ha

Sinh nhat ISE lan thu ... (ko nho)

Các bác ơi, Chủ nhật này 30-03-2008 Bộ môn ISE kỷ niệm ngày thành lập. Thầy Như Phong (Chủ nhiệm BM hiện thời) có lời mời các bác cựu SV ISE K98 về tham dự. Do đàn em K05 chắc chưa làm xong thư mời nên nhờ tôi thông báo đến các bác. Bác nào rảnh thu xếp về tham dự nhé.
Thời gian: 14h ngày 30-03-2008
Địa điểm: Hội trường B4.
Trí Dũng.

Không Thấy ai post bài

Hi All,

Lúc chưa có blog thì ai cũng hỏi, lúc có blog rồi thì không ai them quan tâm, và không them ghi gì luôn, chán thật. Đúng là người Việt Nam không có thì đòi cho băng được, có rồi thì lại không dùng đến.

Hi Sỹ, quản trị Blog mà không hô hào anh em thì làm sao có cái diễn đàn phong phú được. Thời gian sinh nhật ngành kỹ thuật HTCN cũng sắp đến gần, các anh em lên kế hoạch như thế nào? chúng ta bàn bạc đi.

Hinh Ảnh ISE 98

Giả sử một nhà quản lý muốn đưa ra một dự đoán dựa trên ý kiến của toàn bộ công ty. Liệu một sản phẩm đặc thù nào đó sẽ bán chạy? Một nhân viên nào đó có thể làm cách nào để thực hiện công việc? Khi nào một văn phòng mới đã sẵn sàng để khai trương?...

Trong một số trường hợp nhất định, cách thức tốt nhất để trả lời những câu hỏi thể loại này là hãy tham khảo ý kiến của nhiều người và đi theo ý kiến của đa số. Theo ý kiến của James Surowiecki trong cuốn sách bán chạy “Trí tuệ đám đông”, theo một ý nghĩa nào đó thì các kết luận của một tập hợp lớn các cá nhân tốt hơn của các chuyên gia, đơn giản bởi nhóm lớn có thể tập hợp một lượng lớn trí tuệ phân tán. Thông thường những phán đoán dựa trên tiêu chuẩn thông thường, cái mà chúng ta thường gọi là sự phán đoán dựa trên con số thống kê, sẽ đúng đắn một cách huyền bí.

Cái mà chúng ta vẫn chưa thực sự đánh giá được là tại sao và khi nào thì các phán đoán dựa trên thống kê số đông sẽ tỏ ra là chính xác hay không chính xác. Chúng ta có thể tìm thấy những giải thích cặn kẽ nhất từ ông Marquis de Condorcet người Pháp, người đề xuất Lý thuyết dự đoán Condercet. Lý thuyết đó chứa đựng những bài học bổ ích cho những ai muốn biết khi nào nên dựa vào quan điểm của nhóm, và lý thuyết đó cũng đưa ra lời cảnh báo với những ai nghĩ rằng đám đông sẽ luôn luôn đúng đắn hơn chuyên gia.

Để hiểu được cách thức lý thuyết này vận hành, hãy giả sử rằng một số người đang cùng trả lời một câu hỏi như nhau, và có hai đáp án lựa chọn có thể xảy ra, trong đó một đáp án đúng và đáp án còn lại sai. Giả sử tiếp rằng khả năng mỗi cá nhân trả lời đúng sẽ lớn hơn 50%. Chỉ với một vài phép tính đơn giản, lý thuyết đó chứng minh rằng nhóm trả lời đúng dần tăng lên đến 100% khi số lượng người trong nhóm càng lớn.

Các nhóm sẽ làm tốt hơn cá nhân trong việc chọn một đáp án đúng, và các nhóm lớn sẽ làm tốt hơn nhóm nhỏ, miễn là nhóm thoả mãn hai điều kiện sau: khả năng trả lời đúng là lớn hơn khả năng trả lời sai, và mỗi người sẽ có xu hướng lựa chọn đáp án đúng. Các nhà khoa học xã hội đã mở rộng lý thuyết Condercet với những câu hỏi có nhiều hơn hai đáp án. Nếu mọi người - nhân viên, giám đốc, khách hàng - có xu hướng lựa chọn đáp án đúng hơn là chọn các đáp án sai, thì kểt quả trả lời của số đông sẽ có khả năng đúng nếu như nhóm đủ lớn.

Lý thuyết đã giúp giải thích sự tăng trưởng đột biến và độ chính xác trong việc dự đoán thị trường, và cách mọi người dự đoán về các sự kiện trong tương lai. Ví dụ nổi tiếng nhất là trường hợp của điều tra thị trường của công ty Iowa Electronic, thường tập hợp được các lá phiếu bầu dự đoán gần đúng kết quả của cuộc bầu của tổng thống. Hoặc hãy xét đến Sở giao dịch chứng khoán Hollywood, đã làm thực hiện tốt một cách ngoạn mục việc dự đoán thành công của các nhân vật được đề cử, và thật ngộ nghĩnh là vào đêm trao giải Oscar, họ đã dự đoán chính xác 15 trên 16 giải thưởng chính.

Cũng không có gì đáng ngạc nhiên là nhiều công ty bao gồm cả Microsoft, Google đã và đang đề nghị các nhân viên của họ cùng tham gia vào thị trường dự đoán, “cá cược” liệu rằng sản phẩm sẽ bán chạy, khi nào nên khai trương văn phòng mới, và liệu rằng doanh thu sẽ cao hơn trong kì kinh doanh tới. (Thị trường có cấu trúc tuân theo các luật cấm trong các cá cược như các trò cá cược khác). Những phán đoán sơ cấp là chính xác vượt trội. Ví dụ như tại Google, nếu như các sự kiện được dự đoán 80% sẽ xảy ra thì sẽ xảy ra 80% số lần, và các lần tương tự như vậy khi sự kiện được dự đoán 60% xảy ra thì sẽ xảy ra 60% số lần.

Nhưng có một chú ý đặc biệt quan trọng cho những người dựa vào trí tuệ đám đông và các phán đoán thị trường. Theo như lời cảnh báo của Condercet, lý thuyết của ông ta hé lộ mặt trái của các quyết định nhóm. Giả sử rằng mỗi cá nhân trong một nhóm sẽ có xu hướng ra quyết định sai hơn là đúng bởi tương đối ít người trong một nhóm có thể tiếp cận với nguồn thông tin chính xác. Trong trường hợp đó, khả năng rằng số đông trong nhóm sẽ lựa chọn đúng sẽ tiến về không khi nhóm càng lớn.

Một vài thị trường dự đoán cũng thất bại vì lý do này. Ví dụ như trường hợp họ đã dự đoán sai khi dự đoán Tổng thống Bush bổ nhiệm các vị trí cho toà án tối cao. Khoảng nửa tiếng trước khi có công bố chính thức, đám đông hoàn toàn không để ý đến sự tồn tại của John Roberts, hiện nay là Thẩm phán tòa tối cao của Hoa Kì. Vào lúc kết thúc nhận dự đoán chỉ một ngày trước lễ nhậm chức của ông ta, giá cổ phiếu bầu cho thẩm phán Roberts chỉ được giao dịch ở mức giá 0,19% - điều này có nghĩa là họ dự đoán Roberts có 19% khả năng đắc cử.

Tại sao lúc đó đám đông lại kém thông thái đến vậy? Nguyên nhân vì đám đông có ít thông tin chính xác để tiếp tục ra quyết định; những nhà đầu tư này, mặc dù theo đám đông, hầu như không có thông tin gì về những hành động thận trọng bên trong của chính quyền Bush.

Những người tham gia vào kinh doanh và các chính phủ nên chú ý đến: khi không có nhiều thông tin phân tán trong tổ chức, chúng ta không nên dựa vào các suy nghĩ của các thành viên. Một nhà quản lý công ty máy tính có thể tin cậy dựa vào thị trường dự đoán nội bộ trong công ty nếu bà ta muốn biết về ngày hoàn thành sản phẩm của chính công ty. Nhưng liệu nhà quản lý đó có nên hỏi nhân viên về ngày hoàn thành sản phẩm của đối thủ cạnh tranh? Đó hẳn không là một vụ đặt cược thành công.

Khi hầu hết mọi người không có xu hướng trả lời đúng bởi nhóm có quá ít thông tin liên quan, bạn không nên quan tâm đến sự phán đoán của số đông - và thay vào đó hãy tìm một chuyên gia.

Cass R. Sunstein
Harvard Business

Nghịch lý cuộc đời

Năng lực lãnh đạo (Leadership)

Năng lực lãnh đạo (Leadership) là một khái niệm rất quan trọng trong quản trị doanh nghiệp
Chúng ta quan niệm Leadership không phải là một phẩm chất dành riêng cho cá nhân, bộ phận hay tầng lớp lãnh đạo nào, mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể phát huy được các khả năng về Leadership.

Tất nhiên, muốn phát huy tốt, đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và cá nhân, thì chúng ta phải học và rèn luyện các kỹ năng về Leadership, gọi là Leadership skills.

Gởi các chiến hữu tham khảo một số thông tin liên quan trong trang web dưới đây. Loạt bài này đã được đăng từ cách đây 2 năm. Có vài thông tin và tài liệu chia sẻ cùng các chiến hữu để chúng ta cùng tiến. Hy vọng sau này mỗi người chúng ta cùng chia sẻ nhiều hơn nữa những hiểu biết của mình để học hỏi lẫn nhau và cùng nhau phát triển bản thân, phát triển sự nghiệp.

Sách hay đọc tại đây

Mặc dù chúng ta đều được đào tạo từ ISE, nhưng khi ra trường, mỗi người mỗi nghề mỗi hướng. Chính vì sự đa dạng đó làm cho ISE chúng ta thêm lớn mạnh và càng có thể dựa vào lẫn nhau mà phát triển.

Quả đấm thép bọc nhung?!

Thấy các chiến hữu nhà mình lười viết bài quá, thôi thì dù sao mình là người làm cái blog này, viết 1 bài "khai đao" vậy.

Trong thuật quản lý, người ta hay dùng tới 2 cụm từ: "Quả đấm nhung bọc thép" và " quả đấm thép bọc nhung". Có lẽ ai trong chúng ta cũng hiểu sơ sơ về 2 cụm từ này. Mình cũng xin mạn phép giải thích theo tầm hiểu biết của mình.
1. Quả đấm nhung bọc thép: Theo nghĩa đen có nghĩa là quả đấm đó trong là nhung ngoài bọc thép. Còn nghĩa bóng chỉ 1 người bản chất hiền lành nhưng khi quản lý rất cứng rắn... Không ác ý nhưng đặt nền tảng là kỹ luật lên hàng đầu. Ai phạm luật là xử liền, xử dứt khoát. Hầu hết những người sử dụng "Quả đấm nhung bọc thép" là những người mới vào nghề quản lý, chưa nhiều kinh nghiệp. Khi có sự cố nào sảy ra họ lo sợ sẽ không quản lý, kiểm soát được. Do không có kinh nghiệm nhiều họ phải quyết định liền và dứt khoát.
2. Quả đấm thép bọc nhung: Theo nghĩa đen là quả đấm thép bọc nhung phía ngoài. Nghĩa bóng muốn ám chỉ người rất cứng rắn, nhưng ko phải khi nào cũng cứng rắn. Đấm ai đó nhẹ thì không sao, nhưng loại quả đấm này mà đấm mạnh là nguy hiểm lắm. Đối với ai làm trái ý họ, sai luật có thể họ chẳng làm gì cả, cứ để đó và có thể họ vẫn cười hề hà với mình. Nhưng tới một lúc nào đó họ ra tay bạn sẽ chẳng có đường nào để mà chạy, để mà chống đỡ. Suy cho cùng đây là loại người quản lý dùng cách nhẫn nhục, biết chọn lựa thời điểm để giải quyết vấn đề. Thông thường thì những người từng trải, có nhiều năm làm quản lý sẽ học được cách dùng "quả đấm tháp bọc nhung".


Về cơ bản 2 loại này do tính cách quyết định rất nhiều. Chúng ta rất khó để thay đổi ngay được.
Và theo cách nào cũng có mặt này mặt kia. Ngay cả các nền văn hóa cũng ảnh hưởng nhiều đến cách quản lý của họ. Như người phương Tây đa phần họ quản lý theo cách 1, nhưng người châu Á thì rất nhiều theo cách 2.

Mình thừa nhận mình đang sử dụng cách 1 để quản lý. Mình thấy vẫn hiệu quả. Có lẽ đôi khi mình nên học cách 2...

Các chiến hữu nghĩ như thế nào về 2 cách đó?

Chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt Unikey

Chào các chiến hữu,
Dưới đây mình gởi tới các chiến hữu đường link download chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt.
Download phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt tại đây

Giáo chủ chú ý download về mà xài nhé. Nhớ viết một bài về các giáo luật cho anh em theo đó mà làm!

Chúc cả nhà vui vẻ!

Giao Chu Day, A e khoe ca chu

dao nay cac a e the nao roi. Moi day ma le that ngay nao chung ta con nhau nhet ben nhau, gio moi nguoi moi canh? ke di xa, nguoi o lai, ke van con ca bai ca co don, nguoi thi tim niem vui bang cach nau com rua chen cho vo + giat ta cho con (toi nghiep may thang co zo. qua').
Chu Si lam cai nay cung hay, moi nguoi moi canh kho ma tu hop nhu xua. Thoi thi lau lau co thoi gian ranh len lam ly cafe online doc tam su a e do bun`(chu nao co vo lo co bi vo chui hay danh dap gi thi cung len day tam su cho do tui than he`). Chu nao co hinh anh gi ve ise 98 cho a e ngam cai he`. Vai dong gui a e hen gap sau he

Chào mừng các bạn đến với isek98's blog

chào các chú,

Sỹ đây, các chú nào đã biết về blog này thì chỉ anh em nhé!